Bolagsstyrningsrapport 2023

Peab är ett svenskt publikt aktiebolag noterat på Nasdaq Stockholm, Large Cap. Peabs bolagsstyrning vilar på den svenska aktiebolagslagen, Svensk kod för bolagsstyrning (www.bolagsstyrning.se), Nasdaq Stockholms regelverk för emittenter samt Peabs bolagsordning, uppförandekod, policyer och övriga interna regler som Peabs styrelse beslutat om. Denna rapport lämnas av styrelsen i Peab AB, men utgör inte en del av de formella årsredovisningshandlingarna.

1. Bolagsstyrningsrapport

Peab AB, ett svenskt publikt aktiebolag, presenterar här sin Bolagsstyrningsrapport för 2023. Med huvudkontor i Förslöv i Båstad kommun och verksamhet i Sverige, Norge, Finland och Danmark är Peab ett ledande bygg- och anläggningsföretag i Norden. Peab är noterat på Nasdaq Stockholm, Large Cap. Bolagsstyrningsrapporten, som lämnas av styrelsen i Peab AB, beskriver hur Peab styrts på ett ansvarsfullt, hållbart och effektivt sätt under verksamhetsåret 2023. Denna rapport lämnas i enlighet med årsredovisningslagen och Svensk kod för bolagsstyrning (”Koden”).

Bolagsstyrningsrapporten ligger som en separat bilaga skild från årsredovisningen.

Bolagsstyrningsrapporten har granskats av Peabs revisor, enligt vad som framgår av sidan 168.

Principer för bolagsstyrning

Peabs bolagsstyrning grundar sig på den svenska aktiebolagslagen, Koden beskriver den svenska modellen för bolagsstyrning (www.bolagsstyrning.se), Nasdaq Stockholms regelverk för emittenter samt Peabs bolagsordning, uppförandekod, policyer och övriga interna regler och riktlinjer.

Dessa regelverk reflekterar vårt åtagande att agera hållbart och ansvarsfullt och därigenom bibehålla och stärka förtroendet hos beslutsfattare, kunder, medarbetare samt befintliga och potentiella investerare.

Avvikelser från Svensk kod för bolagsstyrning, punkt 1.3

Vid årsstämman den 4 maj 2023 var styrelsens ordförande frånvarande, vilket utgör en avvikelse från regel 1.3 i Koden. Ordförandens frånvaro var en isolerad händelse som berodde på en sedan tidigare planerad tjänsteresa i ett annat uppdrag. Valberedningen föreslog i kallelse till årsstämman Göran Grosskopf som extern ordförande på årsstämman. Årsstämman beslutade i enlighet med detta förslag.

Samtliga övriga krav enligt regeln, inklusive styrelsens beslutsförhet, uppfylldes.

Peab styrs av externa regelverk och interna styrdokument. Exempel på dessa är:

Externa regelverk:

  • Årsredovisningslagen
  • Aktiebolagslagen
  • Svensk kod för Bolagsstyrning (Koden)
  • Nasdaq Stockholms regelverk för emittenter
  • Dataskyddsförordningen
  • Bokföringslagen
  • EU:s marknadsmissbruksförordning (MAR)
  • Global Reporting Initiative (GRI)
  • UN Global Compact
  • FN:s deklaration om mänskliga rättigheter,
  • FN:s globala mål för hållbar utveckling och ILO:s kärnkonventioner om rättigheter i arbetslivet.
  • OECD:s Riktlinjer för Multinationella Företag (om tillbörlig aktsamhet)
  • FN:s vägledande principer för Företag och Mänskliga Rättigheter (UNGP),
  • OECD:s konvention mot mutor och dess rekommendationer
  • International Financing Reporting Standards (IFRS) och andra redovisningsregler.

Interna styrdokument:

  • Arbetsordning för styrelsen i Peab AB med instruktioner för vd
  • Instruktioner för kommittéer
  • Bolagsordning
  • Kärnvärden – Jordnära, Utvecklande, Personliga, Pålitliga
  • Uppförandekod
  • Policyer – Miljö, Arbetsrätt, Kvalitet, Information, Informationssäkerhet, Finans, Intern styrning och kontroll, Närståendetransaktioner, Digitalisering, Strategiska insatsvaror
  • Övriga interna regler och riktlinjer, till exempel riktlinjer om Sanktioner, Visselblåsning, Konkurrensrätt, Antikorruption, Dataskydd, Sponsring, Sociala medier, Likabehandling

Notera att detta är ett urval av den styrdokumentation som gäller för Peabkoncernen.

2.   Styrningsmodell

Nedan presenteras Peabs styrningsmodell från aktieägarna hela vägen till affärsområdesledning. I anslutning finns en beskrivningar av styrningshierarkin samt Peabs olika kommittéer och koncernledningsforum. Dessa enheter är centrala för Peabs styrning och rapportering. De ansvarar bland annat för att inom sina respektive områden övervaka och hantera risker och möjligheter samt konsekvenser avseende hållbarhetsrelaterade aspekter .

Aktieägarna i Peab – en aktiv ägarfunktion

Aktieägarnas inflytande är utgångspunkten för styrningen av Peab. Deras ägarandelar och röststyrka påverkar hur Peab leds och styrda beslut fattas.

Per 31 december 2023 är Ekhaga Utveckling AB den största ägaren med en kapitalandel på 21,6 procent och en röstandel på 49,0 procent. Därefter följer AB Axel Granlund med 6,8 procent i kapitalandel och 5,5 procent i röstandel, därefter Mats och Fredrik Paulsson med familjer, som innehar 5,5 procent i kapitalandel och 11,2 procent i röstandel.

Härefter följer i fallande ordning Peabs Vinstandelsstiftelse med 4,7 procent av kapitalet, Vanguard med 2,5 procent, Familjen Kamprads stiftelse med 2,4 procent, och Norges Bank med 1,7 procent, Dimensional Fund Advisors äger 1,6 procent, Handelsbanken Fonder 1,6 procent, och Avanza Pension 1,5 procent av kapitalet.

Bolagsstämma

Bolagsstämman är Peabs högsta beslutande organ, vilket placerar den över styrelsen och verkställande direktören. Den är ett forum där aktieägarna i Peab utövar sin beslutanderätt enligt aktiebolagslagen och bolagsordningen. På bolagsstämman fattar aktieägarna viktiga beslut, vilket inkluderar frågor om vinstutdelning, styrelseändringar och ändringar i bolagsordningen. Varje aktieägare har rätt att, antingen personligen eller genom representation, utöva rösträtt baserat på antalet ägda aktier. Bolagsstämman hålls senast sex månader efter räkenskapsårets utgång och den årliga bolagsstämman benämns som årsstämma.

Årsstämman

Peabs årsstämma hölls den 4 maj 2023 i Grevie, Båstad kommun. Aktieägare kunde, personligen eller genom ombud, utöva sin rösträtt fysiskt på årsstämman eller genom poströstning i enlighet med Peabs bolagsordning. Totalt deltog 336 aktieägare, vilka tillsammans representerade mer än 75,3 procent av det totala antalet röster i bolaget. Av dessa deltog 144 aktieägare personligen på årsstämman och 188 företräddes via ombud. Elva (11) aktieägare valde att utöva sin rösträtt genom poströstning vid årsstämman, varav några även representerade andra aktieägare som ombud.

Årsstämman:

  • Beslutade att anta en uppdaterad version av ”Principer för valberedningens tillsättning och instruktion för valberedningen i Peab AB (publ)”. Den ändring som gjordes var att utdrag av aktieägarinformation från Euroclears register ska göras den sista bankdagen i augusti, i stället för i september.
  • Fastställde en uppdaterad Ersättningspolicy med nya pensionsvillkor för koncernledningen och avgiftsbestämda pensionsåtaganden och pensionsålder på 65 år.
  • Godkände styrelsens förslag om bemyndigande för nyemission av B-aktier och förvärv samt överlåtelse av egna aktier.
  • Beslutade om en utdelning på 4,00 kr per aktie för räkenskapsåret 2022.

För ytterligare detaljer och beslut från årsstämman, hänvisas till det officiella protokollet från Peab AB:s årsstämma 2023, https://peab.se/om-peab/bolagsinformation/affarsledning-styrelse-bolagsstyrning/bolagsstyrning.

Valberedningen

Valberedningens arbete styrs av ”Principer för valberedningens tillsättning och instruktion för valberedningen i Peab AB (publ)”, som beskriver hur valberedningen ska arbeta och vilka kriterier som ska användas vid urval av styrelsekandidater.

Valberedningens huvuduppgifter är att ta fram förslag till styrelseledamöter och styrelse- och utskottsarvoden. Valberedningen ska också lämna förslag på revisor och revisorsarvode samt ordförande vid stämman. Den ska säkerställa en balanserad sammansättning av styrelsen med avseende på kompetens, erfarenhet och mångfald.

Valberedningen ska också främja öppenhet och goda styrelseprinciper inom Peab. Valberedningens motiverade yttrande beträffande förslag till styrelse, inklusive redogörelse för valberedningens arbete presenteras på årsstämman som också tar beslut om valberedningens förslag.

Valberedningens arbete inför årsstämma 2024

Peab AB:s valberedning består av fyra ledamöter, inklusive styrelsens ordförande. De övriga tre ledamöterna är representanter från de tre största aktieägarna, utvalda enligt deras plats i ägarordningen och intresse av att utse ledamöter. Ägaruppgifterna baseras på information från Euroclear Sweden AB:s ägarregister, som uppdateras med ägarförhållanden och ägargrupperingar per den sista bankdagen i augusti varje år.

Styrelsens ordförande kontaktade de största aktieägarna för att utröna deras intresse att utse ledamöter. Om någon aktieägare avstod, erbjöds nästa största aktieägare möjligheten. Mats och Fredrik Paulsson med familjer, Peabs Vinstandelsstiftelse och Familjen Kamprads stiftelse har på förfrågan uppgett att de inte önskar delta i valberedningen inför årsstämman 2024. State Street Bank and Trust Co, W9 som företräder Vanguard, JP Morgan Chase Bank N.A, W9 har inte svarat på förfrågan.

Valberedningen har inför årsstämman 2024 följande sammansättning:

Ledamot Utsedd av
Anders Sundström Ekhaga Utveckling AB
Ulf Liljedahl AB Axel Granlund
Christer Sterndalen Cicero Fonder
Anders Runevad, styrelseordförande i Peab AB

Valberedningen väljer en av ledamöterna bland ägarna till ordförande, där styrelsens ordförande inte får vara valberedningens ordförande. Vid ägarförändringar kan en ny storägare ersätta en befintlig ledamot i valberedningen. Valberedningen ska uppfylla kraven på sammansättning enligt Koden.

Valberedningen har utsett Ulf Liljedahl till valberedningens ordförande.

Processen för styrelsenomineringar

Valberedningen är ansvarig för att föreslå kandidater till styrelsen. Den fastställer specifika kriterier för styrelsemedlemmar, som erfarenhet, branschkunskap och annan expertis samt mångfald. Efter att ha fastställt kriterierna, påbörjar valberedningen processen att identifiera styrelsekandidater. Det kan inkludera både nuvarande styrelsemedlemmar vars mandatperioder håller på att löpa ut och nya kandidater. Kandidaternas kvalifikationer och bakgrund granskas genom processer som intervjuer och referenskontroller. När utvärderingen är klar, lämnar valberedningen förslag till årets nominerade styrelseledamöter. Vid årsstämman väljer aktieägarna styrelseledamöter och styrelseordförande.

Mångfaldspolicy – mål och resultat

Målet med Peabs mångfaldspolicy är att säkerställa en styrelse med mångsidighet och bredd avseende kompetens, erfarenhet och bakgrund. Policyn är i linje med Svensk kod för bolagsstyrning punkt 4.1.

Valberedningen realiserar mångfaldspolicyn vid nominering av styrelseledamöter inför årsstämman. Detta innebär en noggrann granskning av potentiella styrelseledamöters kvalifikationer för att säkerställa att de uppfyller de uppsatta kraven.

Resultatet av denna process är att styrelsen fortsatt uppfyller de fastställda kraven på mångsidighet och bredd. Den nuvarande styrelsen består till hälften av kvinnor och till hälften av män. Valberedningens arbete har därmed fullföljt sitt uppdrag med att skapa en styrelse som är i enlighet med policyn.

Peabs mångfaldspolicy

”Styrelsen ska ha en med hänsyn till bolagets verksamhet, utvecklingsskede och förhållanden i övrigt ändamålsenlig sammansättning, präglad av mångsidighet och bredd avseende de bolagsstämmovalda ledamöternas kompetens, erfarenhet och bakgrund. En jämn könsfördelning ska eftersträvas.”

Svensk kod för bolagsstyrning, regel 4.1

Styrelsen

Peabs styrelse har det yttersta ansvaret för verksamheten och är central i bolagsstyrningen. Enligt Peabs bolagsordning ska styrelsen bestå av, utöver lagstadgade arbetstagarledamöter, lägst fem och högst nio styrelseledamöter. Styrelseledamöterna väljs årligen av årsstämman.

Vid årsstämman 2023 beslutades att styrelsen skulle bestå av åtta ledamöter. Följande personer valdes som styrelseledamöter, samtliga omval:

  • Karl-Axel Granlund
  • Magdalena Gerger
  • Liselott Kilaas
  • Kerstin Lindell
  • Fredrik Paulsson
  • Malin Persson
  • Anders Runevad
  • Lars Sköld

Anders Runevad utsågs av årsstämman till styrelsens ordförande. Under 2023 hölls tio styrelsesammanträden. Av dessa var sex ordinarie styrelsesammanträden (inklusive det konstituerande styrelsesammanträdet) och fyra extra styrelsesammanträden, varav två hölls per capsulam. Medlemmar från koncernledningen har varit föredragande vid styrelsesammanträdena. Huvudansvarig revisor har varit närvarande vid två ordinarie styrelsesammanträden.

De av aktieägarna valda styrelseledamöterna uppbär arvode för uppdraget som styrelseledamot och, i förekommande fall, utskottsledamot i enlighet med beslut fattat på årsstämman. Styrelsens arvoden redovisas i not 9 i årsredovisningen.

Följande representanter var vid årsstämman 2023 utsedda av arbetstagarorganisationerna: Maria Doberck, Patrik Svensson och Kim Thomsen (ledamöter), Peter Johansson och Cecilia Krusing (suppleanter).

Styrelsens arbete under året

Styrelsens arbete följer den av styrelsen antagna arbetsordningen, Arbetsordning för styrelsen i Peab AB (publ). Däri fastställs att styrelsen har som huvuduppgift att förvalta Peabs angelägenheter för att säkerställa en långsiktigt god avkastning för ägarna. Det innefattar att fastställa övergripande mål och strategier, utvärdera och vid behov ändra den operativa ledningen, fastställa styrande dokument och säkerställa effektiva kontrollsystem för verksamheten och dess risker. Dessutom ansvarar styrelsen för att Peabs externa kommunikation är öppen, korrekt och tillförlitlig. Styrelsen fastställer årligen Styrelsens arbetsordning och instruktioner för vd och styrelsens utskott, Peabs uppförandekod, Leverantörskod, Finanspolicy, Informationspolicy, Policy för intern styrning och kontroll och Närståendepolicy. Styrelsen fattar även beslut om större företagsförvärv och investeringar inom vissa angivna gränser. Styrelsens ordförande ska se till att styrelsens arbete bedrivs effektivt och att styrelsen fullgör sina åligganden.

Väsentliga initiativ som behandlades under året inkluderar arbetet med affärsplanen för 2024–2026 och utvecklingen av koncernens aktivitetsstyrda omställningsplan mot klimatneutralitet 2045, den så kallade Klimatfärdplanen.

Styrelsen har även utvärderat vd:s arbete under året.

Uppföljning av intern styrning och kontroll

Styrelsen följer löpande upp och utvärderar effektiviteten i Peabs struktur för intern styrning och kontroll genom den information som koncernledningen och styrelsens utskott lämnar till styrelsen. Vid varje ordinarie styrelsemöte behandlas Peabs ekonomiska situation och finansiella ställning samt avstämning mot finansiella mål. Behandling och uppföljning av icke-finansiella mål, inklusive hållbarhetsarbetet, sker enligt särskild tidplan vid de ordinarie styrelsemötena. Inför styrelsemötena får styrelseledamöterna rapporter avseende Peabs utveckling. Motsvarande uppföljning görs av koncernledningen och affärsområdesledningarna. En utvärdering avseende styrning och kontroll av den finansiella rapporteringen görs vid det första ordinarie styrelsesammanträdet som äger rum efter räkenskapsårets utgång.

Styrelsen har för verksamhetsåret 2023 utvärderat behovet av en funktion för internrevision och kommit fram till att den etablerade kontrollstrukturen i Peab innebär en erforderlig styrning och kontroll av koncernen. För närvarande är det därför inte motiverat med en funktion för internrevision i bolaget.

Styrelsesammanträden, närvaro 2023

Årsstämmovalda ledamöter Oberoende i förhållande till bolaget och bolagsledningen Oberoende i förhållande till större aktieägare Närvaro styrelsesammanträde Revisionsutskott Närvaro revisionsutskott Ersättningsutskott Närvaro ersättningsutskott Finansutskott Närvaro finansutskott
Anders Runevad Ja Ja 8/10 O 5/5 O 19/19
Magdalena Gerger Ja Ja 10/10 L 4/4
Karl-Axel Granlund Ja Ja 10/10 L 5/5 L 19/19
Kerstin Lindell Ja Ja 9/10 L 4/4
Fredrik Paulsson Nej Nej 10/10 L 5/5 L 19/19
Malin Persson Ja Ja 10/10
Lars Sköld Ja Ja 10/10 O 4/4
Liselott Kilaas Ja Ja 10/10 L 4/4
Arbetstagarrepresentanter
Maria Doberck, ordinarie 10/10
Patrik Svensson, ordinarie 10/10
Kim Thomsen, ordinarie 10/10
Peter Johansson, suppleant 10/10
Cecilia Krusing, suppleant 10/10

O – ordförande   L – ledamot

Oberoende ledamöter

Fredrik Paulsson är inte att anses som oberoende i förhållande till bolagets större aktieägare och är inte heller att anses som oberoende i förhållande till bolaget och bolagsledningen. Övriga sju ledamöter valda av stämman är samtliga oberoende i förhållande till Peab AB, bolagsledningen och bolagets större aktieägare. Styrelsen sammansättning uppfyller därmed Kodens krav på oberoende.

Styrelseutvärdering

Peabs styrelse genomför årligen en strukturerad utvärdering av sitt arbete för att utveckla arbetsformer och effektivitet. Utgångspunkten för utvärderingen är en av styrelseordföranden utformad detaljerad enkät, vilken besvaras av samtliga styrelseledamöter och suppleanter. Valberedningens ordförande har, beträffande utvärdering av styrelseordförande, godkänt enkätens innehåll och sammanställt denna. Huvuddelen av frågorna i enkäten är återkommande för att ge möjlighet att jämföra utfallen mellan åren, men viss uppdatering av frågorna sker vid behov. I den senaste genomförda utvärderingen lades fördjupat fokus på hållbarhet. Som komplement till enkäten genomförde styrelseordförande också individuella muntliga genomgångar med varje styrelsemedlem/suppleant för att få möjlighet till fördjupning och utveckling.

Resultaten visade att styrelsen har mycket god insikt i och stor förståelse för Peabs strategiska mål, kärnvärden och styrande dokument. Styrelsemedlemmarnas breda erfarenheter och kunskaper inom hållbarhetsområdet betonades som värdefulla för Peab.

Resultat och insikter av styrelseutvärderingen har redovisats och diskuterats vid styrelsemöte och presenterats för valberedningen.

Successionsplanering

Peab har en strategisk och långsiktig successionsplanering, med styrelsen i en nyckelroll för att säkerställa kontinuitet och effektiv succession för vd och koncernledning. Denna planering är en integrerad del av Peabs HR-strategi. Årliga uppdateringar av planen utförs för att upprätthålla dess relevans. Förslag på uppdaterad plan presenteras för ersättningsutskottet och styrelsen för beslut. Denna process är viktig för att bevara kompetens inom Peab och för att förbereda verksamheten på oförutsedda händelser.

Styrelseutskotten

Styrelsen har etablerat särskilda styrelseutskott för att öka effektiviteten och stärka fokus på specifika områden inom styrelsearbetet. För att säkerställa ordning och struktur i utskottens arbete, styrs varje utskott av detaljerade instruktioner, ’styrdokument’. I dessa utskotts arbetsuppgifter ingår också att ha ansvar för tillsyn av hållbarhetsrelaterade konsekvenser, risker och möjligheter inom deras ansvarsområde.

Styrelsen har följande utskott:

a. Revisionsutskottet

Revisionsutskottet är sammansatt av medlemmar som utnämns efter årsstämman och det konstituerande styrelsesammanträdet. Utskottet för 2023 bestod av följande ledamöter:

  • Lars Sköld, ordförande
  • Magdalena Gerger
  • Kerstin Lindell
  • Liselott Kilaas
Revisionsutskottets ansvar

Revisionsutskottet, som utses av styrelsen, har flera arbetsuppgifter för att säkerställa god bolagsstyrning. Dess huvudsakliga ansvar är att övervaka Peabs finansiella rapportering, vilket innefattar att ge rekommendationer och förslag som bidrar till rapporteringens tillförlitlighet. Utskottet ansvarar även för att övervaka effektiviteten i bolagets interna kontroller, internrevision samt riskhantering, särskilt med fokus på den finansiella rapporteringen.

Revisionsutskottet har också en viktig roll i att hålla sig informerat om revisionen av års- och koncernredovisningen samt resultatet av Revisorsnämndens kvalitetskontroll. Det är ansvarigt för att informera styrelsen om revisionens resultat och dess bidrag till den finansiella rapporteringens tillförlitlighet samt att redogöra för utskottets egen funktion i denna process.

En ytterligare uppgift är att granska och övervaka revisorns opartiskhet och självständighet. Det innefattar att vara särskilt uppmärksam på om revisorn erbjuder andra tjänster än revision till bolaget, vilket kan påverka objektiviteten.

Slutligen ansvarar revisionsutskottet för att biträda i upprättandet av förslag till bolagsstämmans beslut om val av revisor och för att leda urvalsförfarandet vid valet av revisor. Detta säkerställer att revisorvalet sker på ett genomtänkt och ansvarsfullt sätt.

Revisionsutskottets arbete under året

Vid revisionsutskottets sammanträden deltar representanter för koncernledningen som föredragande i relevanta frågor. Revisionsutskottet har haft fyra sammanträden under 2023. Huvudansvarig revisor deltog i relevanta delar under tre av dessa sammanträden. Revisionsutskottet rapporterar löpande till styrelsen.

Under året adresserade revisionsutskottets möten bland annat EU:s CSRD- direktiv, som kommer att påverka Peabs verksamhet samt års- och hållbarhetsredovisning.

b. Finansutskottet

Finansutskottet är sammansatt av medlemmar som utnämns efter årsstämman och det konstituerande styrelsesammanträdet. Utskottet för 2023 bestod av följande ledamöter:

  • Anders Runevad, ordförande
  • Karl-Axel Granlund
  • Fredrik Paulsson
Finansutskottets ansvar

Finansutskottet har tilldelats befogenheten att fatta beslut i ekonomiska frågor mellan de ordinarie styrelsemötena. Dessa beslut rör områden som valutahantering, räntestrategier och investeringspositioner, allt i enlighet med den finanspolicy som styrelsen beslutat om. Utskottet har också ansvar för att inom styrelsens fastställda riktlinjer fatta beslut om specifika företagsköp, enskilda fastighetsinvesteringar och anbud. Under finansutskottets möten närvarar representanter från koncernledningen som informerar och föredrar ärenden.

Finansutskottets arbete under året

Finansutskottet har haft 19 sammanträden under 2023. Finansutskottet rapporterar löpande till styrelsen.

c. Ersättningsutskottet

Ersättningsutskottet är sammansatt av medlemmar som utnämns efter årsstämman och det konstituerande styrelsesammanträdet. Utskottet för 2023 bestod av följande ledamöter:

  • Anders Runevad, ordförande
  • Karl-Axel Granlund
  • Fredrik Paulsson
Ersättningsutskottets ansvar

Ersättningsutskottet förbereder styrelsens beslut gällande ersättningsprinciper, ersättningar och andra anställningsvillkor för ledande befattningshavare. Det övervakar och utvärderar både pågående och under året avslutade program för rörliga ersättningar för dessa befattningshavare. Utskottet granskar även tillämpningen av den av bolagsstämman årligen fastställda ersättningspolicyn, samt de aktuella ersättningsstrukturerna och -nivåerna i koncernen. Dessutom lämnar utskottet förslag till styrelsen angående vd:s lön och andra villkor, i linje med ersättningspolicyn. För övriga ledande befattningshavare beslutar utskottet om lön och villkor, efter rekommendationer från vd. I ersättningsutskottets sammanträden deltar koncernledningens representanter som föredragande.

Ersättningsutskottets arbete under året

Ersättningsutskottet har haft fem sammanträden under 2023. Ersättningsutskottet rapporterar löpande till styrelsen.

Peab har under året tagit fram nya hållbarhetsmål i bonusprogrammet för 2024, där dessa uppgår som mest till 34 procent av det totala bonusmålet. Detta understryker Peabs engagemang i att vara ledande inom samhällsansvar. Strategin inkluderar till exempel främjandet av miljöanpassade produkter och återbruk samt att minska antalet olyckor på arbetsplatser.

Ersättning till bolagsledningen

Årsstämman 2023 beslutade om ersättningspolicy för koncernledningen. Ersättningspolicyn finns tillgänglig på www.peab.se. Information om lön och andra ersättningar till vd och övriga personer i koncernledningen återfinns i not 9 i årsredovisningen samt på webbplatsen.

Incitamentsprogram

Peab har för närvarande inga utestående aktie eller aktierelaterade incitamentsprogram för styrelsen eller bolagsledningen.

Revisorer

Enligt Peabs bolagsordning ska en eller två revisorer väljas av årsstämman. Vid årsstämman 2023 omvaldes Ernst & Young AB till bolagets revisor med auktoriserade revisorn Jonas Svensson som huvudansvarig revisor för tiden intill slutet av årsstämman 2024.

Utöver revision har revisor endast tillhandahållit Peab tjänster i form av redovisningskonsultationer, analyser i samband med förvärv och avyttringar samt expertis inom hållbarhetsredovisning.

Några av styrelsens styrdokument

Styrelsen reviderar och fastställer årligen Uppförandekoden, Leverantörskoden samt ett antal centrala policyer, vilka tillsammans utgör en viktig del av vår bolagsstyrningsstruktur. Processen följer ett årshjul och säkerställer att dessa styrdokument uppdateras baserat på identifierade risker och ny lagstiftning. Beslut om koder och policyer tas av styrelsen, medan specialistavdelningar utformar detaljerade riktlinjer som granskas genom remissprocesser.

Nedan beskrivs de mest centrala koderna och policyerna ur ett bolagsstyrningsperspektiv.

a. Uppförandekoden och Leverantörskoden

Peabs Uppförandekod är en konkretisering av Peabs kärnvärden – Jordnära, Utvecklande, Personliga och Pålitliga. Koden betonar vikten av god affärsetik, transparens och långsiktiga relationer, samtidigt som den bidrar till hållbar samhällsutveckling och socialt ansvarstagande. Uppförandekoden är en vägledning för medarbetarna att fatta korrekta beslut och den är sammanlänkad med andra styrande dokument som Riktlinjer om Visselblåsning, Antikorruption och Konkurrensrätt. Genom att följa koden och dess referenser till andra policyer och riktlinjer, säkerställer Peab ett etiskt och lagligt agerande.

Peabs Leverantörskod, som är en förlängning av Uppförandekoden, är utformad för att säkerställa att leverantörer respekterar mänskliga rättigheter och miljön i den egna verksamheten och dess värdekedjor. Koden fokuserar på att leverantörer ska identifiera, förebygga, begränsa och åtgärda eventuella negativa konsekvenser för mänskliga rättigheter och miljön i sin värdekedja. Leverantörer förväntas inte bara följa koden utan också kommunicera och tillämpa motsvarande krav på sina leverantörer.

b. Policy för intern styrning och kontroll

Policyn för intern styrning och kontroll syftar till att säkerställa ändamålsenlig organisation, tillförlitlig rapportering samt efterlevnad av lagar och regler. Policyn betonar vikten av transparent kommunikation och kontinuerlig riskanalys. Kontrollaktiviteter och uppföljningsprocesser ingår för att säkerställa måluppfyllelse och riskhantering. Verksamheten struktureras enligt principen om tre försvarslinjer, med ansvarsfördelning från operativ verksamhet till extern revision. Styrelsen ansvarar för övergripande styrning och policyuppdateringar, medan ledningen implementerar och övervakar de interna styrningsmekanismerna. Beslutsforum och specifika råd hanterar aspekter som investeringar, etik och riskhantering.

c. Informationspolicy

Informationspolicyn vägleder medarbetarna i att informera på ett enhetligt och transparent sätt för att säkerställa en korrekt bild av Peab. Den gäller samtliga anställda och styrelseledamöter, och täcker all kommunikation, som pressmeddelanden och finansiella rapporter. Huvudprinciperna betonar öppenhet, tillgänglighet och etik, med målet att hålla alla intressenter lika informerade. Information som rör kapitalmarknaden ska främst kommuniceras från koncernnivå, om inte annat beslutas av koncernchefen. Styrelsen ansvarar för finansiella rapporter. Policyn innehåller även strikta riktlinjer för hantering och offentliggörande av insiderinformation, samt fastställer restriktioner för handel baserat på denna information.

d. Policy för närståendetransaktioner

Policyn för närståendetransaktioner syftar till att minimera risken för icke-marknadsmässiga transaktioner och säkerställa efterlevnad av gällande lagar och regler. Styrelsen har det yttersta ansvaret för att övervaka och säkerställa korrekt genomförande av närståendetransaktioner, medan koncernledningen identifierar sådana transaktioner, upprättar en detaljerad förteckning över dessa samt säkerställer att de följer marknadsmässiga villkor. Definitionen av närstående inkluderar både fysiska och juridiska personer enligt årsredovisningslagen. Väsentliga närståendetransaktioner kräver förhandsgranskning av bolagsstämman och definieras som de som uppgår till minst en miljon kronor eller en procent av Peabs börsvärde under de senaste tolv månaderna. Samtliga transaktioner måste genomföras enligt marknadsmässiga villkor, vilket innebär att de är likvärdiga med vad oberoende företag skulle avtala om i samma situation. Sådana väsentliga transaktioner dokumenteras och följs kontinuerligt upp för att säkerställa korrekt hantering.

Koncernledningen fastställer årligen övriga policyer. Övriga interna regelverk, som riktlinjer, regler och instruktioner ansvarar affärsområden och/eller koncernfunktioner för.

Verkställande direktör

Styrelsen är ansvarig för att utse verkställande direktören och fastställer även instruktioner för dennes arbetsuppgifter.

Vd har huvudansvaret för Peabs löpande förvaltning och därmed för att arbetet med intern styrning och kontroll organiseras på lämpligt sätt. Denna roll innefattar hantering av företagsinvesteringar, personal-, finans- och ekonomifrågor och innebär även att upprätthålla kontinuerlig kontakt med Peabs intressenter och den finansiella marknaden.

En viktig del av vd:s uppdrag är att vara föredragande och förslagsställare i styrelsen, vilket innebär att presentera och föreslå ärenden för styrelsens beslut. Vd har tillsatt en koncernledningsgrupp som bistår i den dagliga hanteringen och strategiska beslutsprocessen inom Peab.

Avdelningen för Bolagsstyrning och Regelefterlevnad

Avdelningen för Bolagsstyrning och Regelefterlevnad har en direkt rapporteringslinje till vd. Dess huvuduppgift är att säkerställa Peabs efterlevnad av gällande lagar och regler. Det görs genom att tillhandahålla och genomföra utbildningar om relevanta regelverk. Avdelningen tar även fram styrande dokument och arbetar i tvärfunktionella grupper för att effektivisera och kontrollera efterlevnaden.

Koncernledning

Koncernledningen bestod under 2023 av vd och koncernchef, CFO, COO, CCO, CSO och respektive affärsområdeschef för affärsområdena Bygg, Anläggning och Projektutveckling, totalt åtta personer. Koncernledningen sammanträder en gång per månad med inriktning på operativ styrning av verksamheten, uppföljning av affärsplanen och strategiska frågor. Peabs styrelse har även ålagt koncernledningen det övergripande ansvaret för styrning och uppföljning av integreringen av hållbarhetsarbetet i verksamheten. Vid sammanträden adjungeras vid behov ansvariga för koncernfunktionerna och andra befattningshavare.

Uppgifter om verkställande direktören och medlemmar i koncernledningen redovisas på sidan 167.

Information och kommunikation

Koncernledningen ansvarar för att på ett relevant och tydligt sätt för organisationen kommunicera Peabs mål och risknivå samt hur den interna styrningen och kontrollen ska fungera. Detta sker genom olika informations- och kommunikationsvägar som Peabs intranät, verksamhetsledningssystem och dokumenterade rapporteringsvägar.

Verksamhetsstyrning

Koncernledningen fastställer övergripande mål och strategier för verksamheten i koncernens affärsplan. Enligt den affärsplan som gällt under 2023 arbetar Peab med tre finansiella mål och sex icke-finansiella mål. De icke-finansiella målen innefattar Peabs hållbarhetsmål. Koncernens affärsplan bryts ner och bearbetas av de olika affärsområdena och av regioner och bolag som fastställer sina respektive affärsplaner.

En viktig del av verksamhetsstyrningen i Peabs decentraliserade organisation är koncernens kärnvärden: Jordnära, Utvecklande, Personliga, Pålitliga. Peabs uppförandekod och många av koncernens interna regler och riktlinjer bygger på dessa kärnvärden. Kommunikation och utbildning av interna regler och riktlinjer pågår strukturerat och kontinuerligt.

Koncernfunktioner

Koncernfunktionerna stödjer både koncernledningen och den operativa verksamheten i affärsområdena, såväl strategiskt som i den löpande verksamheten.

Affärsområdesledning

Koncernens operativa verksamhet bedrivs i de fyra affärsområdena Bygg, Anläggning, Industri och Projektutveckling. I affärsområdena Bygg, Anläggning och Projektutveckling finns en ledningsgrupp som leds av respektive affärsområdeschef och som i övrigt består av operativa chefer och chefer för stödfunktioner i affärsområdet. Affärsområdescheferna ansvarar för att driva de respektive verksamheterna i linjeorganisationen genom att delegera ansvar och befogenheter. Affärsområdescheferna ansvarar för att respektive affärsenhet inom koncernen har en god intern kontroll och arbetar i enlighet med Peabs fastställda policyer samt övriga fastställda dokument, processer och verktyg. Verksamheten i affärsområde Industri är mer diversifierad än övriga affärsområden och drivs av respektive vd för de i affärsområdet ingående större bolagen, totalt fem till antalet. Varje sådan vd rapporterar till utsedd medlem i koncernledningen. Respektive vd i bolag inom affärsområde Industri ansvarar för att bolaget har en god intern kontroll och arbetar i enlighet med Peabs fastställda policyer samt övriga fastställda dokument, processer och verktyg.

Intern styrning och kontroll

Syftet med processen för intern styrning och kontroll är att uppnå rimlig säkerhet för styrelse, ledning och övriga intressenter att Peabs mål uppnås vad gäller en ändamålsenlig och effektiv organisation och förvaltning av verksamheten. Tillförlitlig intern och extern rapportering samt efterlevnad av tillämpliga lagar, förordningar och andra regler är väsentliga delar i denna process.

Peabs styrelse ansvarar för att det finns effektiva rutiner och system för koncernens styrning och kontroll avseende den finansiella rapporteringen. Utgångspunkterna för denna process är fastställda av styrelsen i Policy för intern styrning och kontroll och bygger på komponenterna enligt COSOs (Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission) ramverk för intern kontroll och beskrivs nedan.

Kontrollmiljö

Kontrollmiljön bygger på Peabs kärnvärden och omfattar organisationsstruktur, interna regelverk och styrande dokument, tilldelning och begränsning av ansvar, kompetensförsörjning samt uppföljning av intern styrning och kontroll.

Styrelsen har det yttersta ansvaret för den övergripande styrningen av Peab och för kontrollen av de risker som verksamheten är förenad med samt hållbarhetsarbetet. Ledningen ansvarar för att utveckla och implementera Peabs struktur för intern styrning och kontroll i verksamheten inkluderande organisationsstruktur, ansvarstilldelning och mandat, kompetensförsörjning och uppföljning. Styrelse, ledning och övriga chefer ska i ord, handling och beslut uppvisa god integritet och etik, följa Peabs kärnvärden och i övrigt leva som man lär.

Riskanalys

Riskanalyser i verksamheten genomförs utifrån uppsatta mål i de olika delarna och nivåerna av Peabs verksamhet. Riskanalys på verksamhets- och projektnivå genomförs enligt process som beskrivs i Peabs verksamhetsledningssystem. En övergripande riskanalys som inkluderar riskhantering av varje identifierad väsentlig risk genomförs årligen i respektive affärsområde och därefter i koncernledningen varefter den avrapporteras till styrelsen. En utförlig beskrivning av risker och riskhantering i Peab finns i avsnittet Risker och riskhantering.

Kontrollaktiviteter

I Peabs verksamhet är kontrollaktiviteter en integrerad del av det dagliga arbetet, med syfte att uppnå mål, följa koncernledningens intentioner och hantera risker effektivt. Dessa aktiviteter baseras på individuellt ansvar där varje medarbetare är ansvarig för att följa de arbetssätt, processer och styrande dokument som är fastställda i Peabs verksamhetsledningssystem och intranät.

Särskilda kontrollmekanismer såsom ”fyraögonsprincipen” för finansiella transaktioner och IT-system med behörighetskontroller och attestfunktioner är centrala för att upprätthålla denna kontroll.

Vidare har koncernledningen etablerat tvärfunktionella forum för att fokusera på specifika områden inom koncernen. Dessa forum, som består av representanter från olika koncernfunktioner, följer definierade rutiner och styrdokument för att säkerställa effektivitet och efterlevnad inom sina ansvarsområden. De övervakar även konsekvenser, risker och möjligheter och rapporterar sina iakttagelser till koncernledningen. Arbetet inom Etiska Rådet rapporteras dessutom till styrelsen.

Peab har följande tvärfunktionella forum:

Anbudsrådet: Rådet säkerställer noggrant förberedda anbud för både stora och mindre projekt. Genom att granska och godkänna anbud, säkerställer anbudsrådet att projekt är ekonomiskt genomförbara och i linje med Peabs strategier. De bidrar till riskhantering genom att noggrant överväga potentiella risker förknippade med varje anbud, vilket inkluderar korruption/etik, miljö och leverantörsrisker. Rådet leds av COO.

Ersättningsrådet: Hanterar och beslutar om ersättningsfrågor och eventuella avvikelser från huvudregler, samt förbereder material till styrelsens ersättningsutskott. Genom att besluta om ersättningsfrågor och hantera avvikelser, säkerställer detta råd att Peabs ersättningsstrukturer är rättvisa, marknadsmässiga och i linje med Peabs övergripande strategi och policyer. Rådet leds av CFO.

Etiska Rådet: Rådet hanterar frågor kring affärsetik, korruption och ekonomiska oegentligheter samt säkerställer opartisk utredning i ärenden som rör trakasserier och diskriminering. Etiska rådet hanterar överträdelser av Peabs Uppförandekod, policyer och vissa riktlinjer samt ser till att ärenden utreds opartiskt, vilket bidrar till en sund företagskultur. Visselblåsarrådet är en delfunktion inom Etiska Rådet som ansvarar för visselblåsarverktyget samt hantering av inkommande visselblåsaningar/klagomål. Styrelsen får av ordföranden i Etiska Rådet årligen information om allvarliga avvikelser mot uppförandekoden eller andra oegentligheter. Rådet leds av chefsjuristen för Bolagsstyrning och Regelefterlevnad.

Hållbarhetsrådet: Arbetar som en tvärfunktionell enhet för att övervaka, samordna och utveckla hållbarhetsarbetet i Peab samt säkerställa att verksamheten följer interna och externa regleringar, standarder och lagar. Rådet leds av CSO.

Investeringsgruppen: Ett beslutsforum för investeringar och desinvesteringar, som kontrollerar Peabs kapitalanvändning genom att godkänna eller avslå investerings- och desinvesteringsförslag. Gruppen ser till att investeringarna är i linje med Peabs långsiktiga mål och aktuella finansiella situation. Gruppen leds av CFO.

Utvecklingsrådet: Ansvarar för styrning och beslut om genomförande av utvecklingsprojekt, både inom ramen för affärsplanen och den digitala strategin. Utvecklingsrådet har ett mandat från koncernledningen att fatta investeringsbeslut och ser till att styrning och samordning leder till kostnadseffektivitet inom etablerade kostnadsramar. Rådet leds av CSO.

Sponsringsrådet: Ansvarar för att Peabs sponsringsriktlinjer efterlevs och att sponsringssamarbeten utvecklas, genomförs och utvärderas. Rådet säkerställer att sponsringsaktiviteterna är i linje med Peabs värderingar och riktlinjer samt ger ett mervärde till både Peab och samhället. Rådet leds av CCO.

Dessa forum utgör en del av Peabs sammanhängande kontrollmiljö. Styrelsen övervakar och bedömer regelbundet effektiviteten i Peabs interna styrnings- och kontrollstrukturer. Utvärderingen baseras på den information som tillhandahålls av koncernledningen, dess olika forum, samt styrelsens egna utskott. Genom denna process säkerställs en effektiv styrning inom hela organisationen.

Övriga obligatoriska upplysningar enligt 6 kap 6 § årsredovisningslagen
  • Direkta och indirekta aktieinnehav i bolaget som representerar minst en tiondel av röstetalet för samtliga aktier i bolaget redovisas i Förvaltningsberättelsen under avsnittet Peabaktien.
  • Det finns inga begränsningar i bolagsordningen i fråga om hur många röster varje aktieägare kan avge vid en bolagsstämma, vilket även framgår i Förvaltningsberättelsen under avsnittet Peabaktien.
  • I bolagsordningen föreskrivs att tillsättande av styrelseledamöter ska ske vid årsstämma i bolaget. Bolagsordningen innehåller inte några bestämmelser om entledigande av styrelseledamöter eller om ändring av bolagsordningen.
  • Bolagsstämmans bemyndigande till styrelsen att besluta att bolaget ska ge ut nya aktier redovisas i Förvaltningsberättelsen under avsnittet Peabaktien.
  • Bolagsstämmans bemyndigande till styrelsen att besluta att bolaget ska förvärva egna aktier redovisas i Förvaltningsberättelsen under avsnittet Innehav av egna aktier.