Intern styrning och kontroll i verksamheten

Peabs styrelse ansvarar för att det finns effektiva rutiner och system för koncernens styrning och kontroll avseende den finansiella och icke-finansiella rapporteringen. Koncernledningen ansvarar för att implementera och övervaka de interna styrningsmekanismerna. Utgångspunkterna för denna process är fastställda av styrelsen i policy för intern styrning och kontroll och bygger på komponenterna enligt COSO:s (Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission) ramverk för intern kontroll. Processen struktureras enligt principen om tre ansvarslinjer, med ansvarsfördelning från operativ verksamhet till extern revision.

Kontrollmiljö

Kontrollmiljön bygger på Peabs kärnvärden och omfattar organisationsstruktur, interna regelverk och styrande dokument, tilldelning och begränsning av ansvar, kompetensförsörjning samt uppföljning av intern styrning och kontroll.

Styrelsen har det yttersta ansvaret för den övergripande styrningen av Peab och för kontrollen av de risker som förknippas med verksamheten. Ledningen ansvarar för att utveckla och implementera Peabs struktur för intern styrning och kontroll i verksamheten inkluderande organisationsstruktur, ansvarstilldelning och mandat, kompetensförsörjning och uppföljning.

Riskanalys

Riskanalyser genomförs utifrån uppsatta mål i de olika verksamheterna i Peab. Riskanalys på verksamhets- och projektnivå genomförs enligt process som beskrivs i Peabs verksamhetsledningssystem. En övergripande riskanalys som inkluderar riskhantering av varje identifierad väsentlig risk genomförs årligen i respektive affärsområde och därefter i koncernledningen varefter den avrapporteras till styrelsen. En utförlig beskrivning av risker och riskhantering i Peab finns i avsnittet Risker och riskhantering.

Kontrollaktiviteter

I Peabs verksamhet är kontrollaktiviteter en integrerad del av det dagliga arbetet, med syfte att uppnå mål och hantera risker effektivt. Dessa aktiviteter baseras på individuellt ansvar där varje medarbetare är ansvarig för att följa de arbetssätt, processer och styrande dokument som är fastställda och återfinns i Peabs verksamhetsledningssystem.

Särskilda kontrollmekanismer som ”fyraögonsprincipen” för, till exempel, finansiella transaktioner och IT-system med behörighetskontroller och attestfunktioner är centrala för att upprätthålla denna kontroll.

Vidare har koncernledningen etablerat koncernledningsforum för att fokusera på specifika områden inom koncernen. Dessa forum, som består av representanter från olika koncernfunktioner, följer definierade rutiner och styrdokument för att säkerställa effektivitet och efterlevnad inom sina ansvarsområden. De övervakar även konsekvenser, risker och möjligheter och rapporterar sina iakttagelser till koncernledningen. Arbetet inom råden avrapporteras löpande till styrelsen.

Peabs koncernledningsforum

Anbudsrådet: Är ett beslutande organ avsett för att utifrån projektstorlek och komplexitet säkerställa att anbuden bygger på väl genomarbetade kalkyler med optimerade möjligheter och reducerade risker. Rådet leds av COO.

Ersättningsrådet: Hanterar och beslutar om ersättningsfrågor och förbereder material till styrelsens ersättningsutskott.  Rådet säkerställer att ersättningsstrukturerna är rättvisa, marknadsmässiga och i linje med Peabs övergripande strategi och policyer. Rådet leds av CFO.

Etiska rådet: Hanterar frågor kring affärsetik, korruption och ekonomiska oegentligheter samt säkerställer opartisk utredning i ärenden som rör trakasserier och diskriminering. Etiska rådet hanterar allvarliga överträdelser av Peabs uppförandekod, policyer och vissa riktlinjer samt ser till att ärenden utreds opartiskt, i syfte att bidra till en sund företagskultur. Visselblåsarrådet är en delfunktion inom etiska rådet som ansvarar för visselblåsarverktyget samt hantering av inkommande visselblåsningar/klagomål mellan etiska rådets månatliga sammanträden. Visselblåsarrådet arbetar enligt riktlinjer för visselblåsning med tillhörande beskrivning av hur personuppgifterna hanteras. Visselblåsartjänsten ger företaget även information från direkt berörda och om huruvida processen avseende tillbörlig aktsamhet är effektiv. Styrelsen och koncernledningen får av ordföranden i etiska rådet årligen information om allvarliga avvikelser mot uppförandekoden eller andra oegentligheter. En särskild sammanställning görs av korruptionsärenden och innefattar ekonomisk brottslighet i en vidare bemärkelse. Rådet leds av chefsjuristen för bolagsstyrning och regelefterlevnad.

Hållbarhetsrådet: Övervakar, samordnar och utvecklar hållbarhetsarbetet i Peab samt säkerställer att verksamheten följer interna och externa regleringar, standarder och lagar. Rådet har bred kompetens och expertis inom områden som bolagsstyrning, miljö och klimat, kommunikation, riskhantering, strategi, värdekedjans påverkan samt arbetsmiljö. Rådet rapporterar löpande till koncernledning, revisionsutskott och styrelse, med fokus på hållbarhetsrelaterade konsekvenser, risker och möjligheter samt om processen för tillbörlig aktsamhet. Rådet fungerar som en central funktion för att integrera hållbarhetsfrågor i Peabs övergripande strategi och verksamhet. Rådet leds av CSO.

Investeringsgruppen: Är koncernens beslutsforum för investeringar och avyttringar avseende maskiner, inventarier och projektutveckling. Investeringsgruppen ansvarar för styrning av koncernens kapitalanvändning med målsättningen att uppnå förväntad avkastning på investerat kapital. Gruppen leds av CFO.

Affärsutskott: Är inget enskilt forum utan utgörs av koncernledningen. I affärsutskottet bereds och beslutas om förvärv eller avyttring av företag eller verksamheter. Utskottet leds av vd.

Utvecklingsrådet: Ansvarar för styrning och beslut om genomförande av utvecklingsprojekt, både inom ramen för affärsplanen och den digitala strategin. Utvecklingsrådet ansvarar för att utvecklingsprojekten är kostnadseffektiva och håller fastställda ramar. Rådet leds av CSO.

Varumärkesrådet: Ansvarar för Peabs varumärken. I varumärkesrådet ingår sponsringsrådet som säkerställer att Peabs sponsringsriktlinjer efterlevs och att sponsringssamarbeten utvecklas, genomförs och utvärderas. Rådet säkerställer att aktiviteterna är i linje med Peabs värderingar och riktlinjer samt ger ett mervärde till både Peab och samhället. Inga politiska bidrag ges. Rådet leds av CCO.

Dessa forum utgör en del av Peabs sammanhängande kontrollmiljö. Styrelsen övervakar och bedömer regelbundet effektiviteten i Peabs interna styrnings- och kontrollstrukturer. Utvärderingen baseras på den information som tillhandahålls av koncernledningen, dess olika forum, samt styrelsens egna utskott. Genom denna process säkerställs en effektiv styrning i hela koncernen.