Styrande dokument

Styrelsen reviderar och fastställer årligen uppförandekoden, leverantörskoden samt ett antal centrala policyer, vilka tillsammans utgör en viktig del av Peabs bolagsstyrningsstruktur och bidrar till att främja en hållbar och etisk verksamhet. Processen kring uppdatering av styrande dokument följer ett årshjul som säkerställer att dessa styrdokument uppdateras baserat på identifierade risker och ny lagstiftning. Beslut om koder och policyer fattas av styrelsen, medan specialistavdelningar utformar detaljerade riktlinjer som granskas genom remissprocesser och beslutas av medlemmar i koncernledningen.

Nedan beskrivs de mest centrala koderna, policyerna och riktlinjerna ur ett bolagsstyrningsperspektiv, samt hur de främjar Peabs affärskultur.

Uppförandekoder och policyer som beslutas av styrelsen

Uppförandekoden och leverantörskoden

Peabs uppförandekod är en konkretisering av Peabs kärnvärden – jordnära, utvecklande, personliga och pålitliga. Uppförandekoden betonar vikten av god affärsetik, nolltolerans mot korruption, transparens och långsiktiga relationer, samtidigt som den bidrar till hållbar samhällsutveckling och socialt ansvarstagande. Uppförandekoden är en vägledning för medarbetarna att fatta korrekta beslut och den är sammanlänkad med andra styrande dokument som miljöpolicy, riktlinjer om visselblåsning, antikorruption, sanktioner, informationssäkerhet, konkurrensrätt samt om processen för tillbörlig aktsamhet. Genom att medarbetare följer koden och dess referenser till andra policyer och riktlinjer, främjar Peab ett etiskt och lagligt agerande. Ansvaret för att tillse att koden följs är delegerad till koncernledningen, med vd som ytterst ansvarig för det operativa arbetet. Chefer på varje nivå ansvarar därefter för att kraven i uppförandekoden tillämpas och efterlevs inom sina avdelningar eller funktioner. Samtliga medarbetare i Peab får utbildning i uppförandekoden vartannat år. Riskutsatta medarbetare får skräddarsydd utbildning i specifika delar av uppförandekoden årligen.

Frågor kring regelefterlevnad, särskilt inom områden som mänskliga rättigheter, antikorruption och värdekedjan är återkommande i det operativa arbetet för medlemmarna i koncernledningen.

Peabs leverantörskod, som är en förlängning av uppförandekoden, är utformad för att säkerställa att leverantörer respekterar mänskliga rättigheter och miljön i den egna verksamheten och dess värdekedjor. Koden fokuserar på att leverantörer ska identifiera, förebygga, begränsa och åtgärda eventuella negativa konsekvenser för mänskliga rättigheter och miljön i sin värdekedja. Leverantörer förväntas inte bara följa leverantörskoden utan också kommunicera och tillämpa motsvarande krav på sina leverantörer.

Policy för intern styrning och kontroll

Policyn för intern styrning och kontroll syftar till att säkerställa ändamålsenlig organisation och förvaltning av verksamheten, tillförlitlig rapportering samt efterlevnad av lagar och regler. Målsättningen är att policyn ska hjälpa Peab att effektivt bedriva verksamheten, nå måluppfyllelse samt upprätthålla förtroende för verksamheten, där oönskade händelser i första hand förebyggs och i andra hand upptäcks och hanteras. Processen för intern styrning och kontroll i Peab består av målstyrning, riskhantering och kontrollaktiviteter. Beslutsforum och specifika råd hanterar bland annat anbud, investeringar, hållbarhet och etik.

Informationspolicy

Informationspolicyn vägleder medarbetarna i att informera på ett enhetligt och transparent sätt för att säkerställa en korrekt bild av Peab. Den gäller samtliga anställda och styrelseledamöter, och täcker all kommunikation, som pressmeddelanden och finansiella rapporter. Huvudprinciperna betonar öppenhet, tillgänglighet och etik, med målet att hålla alla intressenter lika informerade. Information som rör kapitalmarknaden ska främst kommuniceras från koncernnivå, om inte annat beslutas av koncernchefen. Styrelsen ansvarar för finansiella rapporter. Policyn innehåller även strikta riktlinjer för hantering och offentliggörande av insiderinformation, samt fastställer restriktioner för handel baserat på denna information.

Policy för närståendetransaktioner

Policyn för närståendetransaktioner syftar till att minimera risken för icke-marknadsmässiga transaktioner och säkerställa efterlevnad av gällande lagar och regler. Styrelsen har det yttersta ansvaret för att övervaka och säkerställa korrekt genomförande av närståendetransaktioner, medan koncernledningen identifierar sådana transaktioner, upprättar en detaljerad förteckning över dessa samt säkerställer att de följer marknadsmässiga villkor. Definitionen av närstående inkluderar både fysiska och juridiska personer enligt årsredovisningslagen. Närståendetransaktioner som Peabs svenska bolag gör med närstående, som är väsentliga och som inte ingår i den löpande verksamheten och ej heller sker till marknadsmässiga villkor, kräver bolagstämmans godkännande i förväg. Väsentliga närståendetransaktioner definieras som de som uppgår till minst en miljon kronor eller en procent av Peabs börsvärde under de senaste tolv månaderna. Samtliga transaktioner måste genomföras enligt marknadsmässiga villkor, vilket innebär att de är likvärdiga med vad oberoende företag skulle avtala om i samma situation. Sådana väsentliga transaktioner dokumenteras och följs kontinuerligt upp för att säkerställa korrekt hantering.

Finanspolicy

Finanspolicyn omfattar regelverk och riktlinjer för den finansiella verksamheten. Koncernens finansiella risktagande ska regleras av till verksamheten anpassade riskmandat fastställda av styrelsen.  Syftet med finanspolicyn är att fastställa riktlinjer och ansvarsfördelning för finansiella transaktioner för att uppnå och upprätthålla en god riskkontroll.

Övriga styrdokument som beslutas av koncernledningen

Koncernledningen fastställer årligen flertalet policyer och riktlinjer. Exempel på dessa är:

Miljöpolicy: Policyn omfattar åtgärder för att minska miljöpåverkan, effektivisera resurs- och energianvändning, skydda biologisk mångfald, fasa ut skadliga produkter och arbeta mot klimatneutralitet, allt som en del av långsiktigt och ansvarsfullt samhällsbyggande.

Riktlinjer om antikorruption: Dessa riktlinjer är förenliga med FN:s konvention mot korruption och tydliggör nolltolerans samt verkar för att förebygga, identifiera och hantera korruptionsrisker inom koncernen. Den visar på de förfaranden som minskar risken för korrupta handlingar och främjar en etisk affärskultur. Alla riskutsatta medarbetare genomgår varje år en utbildning inom antikorruption.

Riktlinjer om konkurrensrätt: Dessa riktlinjer beskriver att företagets affärer ska vara i linje med gällande konkurrenslagar. Förutom att undvika sanktioner främjar riktlinjerna rättvis konkurrens på marknaden.

Riktlinjer om sanktioner: Dessa riktlinjer bidrar till att upprätthålla företagets efterlevnad av internationella och nationella sanktionslagar, och minskar risker för juridiska och finansiella konsekvenser.

Riktlinjer om processen för tillbörlig aktsamhet: Dessa riktlinjer säkerställer att företaget identifierar, bedömer och hanterar risker relaterade till hållbarhet och mänskliga rättigheter. Processen omfattar riskidentifiering, prioritering, åtgärder, övervakning och rapportering.

Riktlinjer om visselblåsning: Dessa riktlinjer är centrala för att tillhandahålla en säker och konfidentiell kanal för medarbetare och andra intressenter att rapportera misstankar om oegentligheter, vilket är viktigt för transparens, efterlevnad och rapportering inom koncernen. Riktlinjerna beskriver Peabs interna och externa visselblåsarkanaler.

Övriga interna regelverk, som riktlinjer, regler och instruktioner ansvarar affärsområden och/eller koncernfunktioner för.

För att säkerställa enhetlig tillämpning av processer och rutiner inom hela koncernen använder Peab ett verksamhetsledningssystem. Detta system beskriver och dokumenterar koncernens processer och fungerar som en central plattform för att säkerställa att arbetssätt och styrande dokument följs konsekvent.